Das Rezept liegt im Klartext
auf dem Server.

Warum das überhaupt ein Thema ist

Ein Rezept ist ein Gesundheitsdatum. Es enthält Namen, Geburtsdatum, Diagnose oder Heilmittel, oft die Krankenkasse und den verordnenden Arzt. Nach der DSGVO gehören solche Daten in die besonders geschützte Kategorie — der Maßstab ist also nicht „geht schon", sondern „nachweislich abgesichert".

Der Upload selbst ist trotzdem eine gute Idee. Er spart deiner Rezeption Telefonate und deinen Patienten einen Weg. Das Problem ist nicht die Funktion. Das Problem ist, wie sie in vielen Baukasten- und Template-Lösungen gebaut wird.

Was typischerweise schiefgeht

• —Die Datei liegt im Web-Verzeichnis. Sie ist damit grundsätzlich über eine URL erreichbar — geschützt ist sie dann nur dadurch, dass diese URL niemand kennt.
• —Der Dateiname ist vorhersagbar. Fortlaufende Nummern oder der Klarname des Patienten machen aus „kennt niemand" ein „findet jeder, der sucht".
• —Der Upload geht per E-Mail weiter. Damit liegt das Rezept zusätzlich in einem Postfach, oft unverschlüsselt, oft bei einem Anbieter außerhalb der EU.
• —Niemand löscht. Es gibt keine Frist, nach der die Datei verschwindet — sie liegt drei Jahre später noch dort.
• —Es gibt keinen Auftragsverarbeitungsvertrag. Weder mit dem Hoster noch mit dem Formular-Dienst. Im Ernstfall fehlt dir das Papier, das du brauchst.

So prüfst du deine eigene Seite

Das Folgende betrifft ausschließlich deine eigene Website. Lade ein Testdokument hoch — irgendein PDF, kein echtes Rezept — und stell deinem Dienstleister anschließend diese fünf Fragen. Wenn er sie nicht in einer Mail beantworten kann, hast du dein Ergebnis schon.

• —Wo liegt die Datei nach dem Upload — physisch, auf welchem Server, in welchem Land?
• —Ist sie verschlüsselt gespeichert, oder liegt sie im Klartext?
• —Wer kann sie abrufen, und womit weist ihr das nach?
• —Nach wie vielen Tagen wird sie automatisch gelöscht?
• —Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag für Hosting und Formular — und darf ich ihn sehen?

Prüfe zusätzlich, ob dein Formular überhaupt einen Hinweis darauf enthält, was mit der Datei passiert. Ein Häkchen bei „Ich habe die Datenschutzerklärung gelesen" reicht nicht, wenn in der Erklärung nichts über den Upload steht.

Wie es aussieht, wenn es richtig gebaut ist

• —Die Datei landet nie im öffentlich erreichbaren Verzeichnis, sondern in einem separaten, verschlüsselten Speicher.
• —Der Zugriff läuft über ein Konto mit Anmeldung, nicht über eine geheime URL.
• —Es gibt eine feste Löschfrist, und sie läuft automatisch.
• —Hosting und Verarbeitung finden in Deutschland statt, mit den passenden Verträgen.
• —Die Praxis bekommt eine Benachrichtigung — der Inhalt bleibt im geschützten Bereich.